Bab
2
System informasi untuk keunggulan
kompetitif
Model
system umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk
menganalisis sebuah organisasi. Model ini akan menyoroti unsure-unsur yang
seharusnya ada dan bagaimana unsur-unsur tersebut seharusnya berinteraksi.
Dalam hal yang sama, model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat
menjadi suatu cara yang aik untuk memahami
kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya.
Integrasi antara model system umum dan model delapan unsur lingkungan akan
menjadi dasar dari suatu konsep yang menerima banyak perhatian dewasa
ini-manajemen rantai pasokan (supply chain manajemen).
Pandangan
secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi
yang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga professional yang dan staf
dinegar-negara yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan
perusahaan.
Keunggulan
yang substansial akan diperoleh perusahaan yang mencapai koordinasi melalui
keunggulan sumber daya informasi. Perusahaan multi nasional menghadapi
tantangan-tantangan yang signifikan dalam bentuk pembatasan-pembatasan yang
dikenakan oleh politik, kendala budaya dan komunikasi, masalah teknologi, dan
kurangnya dukungan dari manager-manager bawahan. Tugas manajement pengetahuan
(knowledge managemen) akan terus menerus berubah. Perusahaan telah
mempergunakan computer sejak tahun 1950-an, dan sejak saat itu pula format data
serta teknik-teambarkan model system knik penyimpanan telah mengalami banyak
perubahan. Namun, data disistem warisan hanya menyimpan teks dan angka, namun
gambar saat ini juga merupakan bagian yang penting dari system informasi.
Manajemn pengetahuan menyadari bahwa informasi akan mencerminkan sumber daya
pengetahuan perusahaan. Managemen pengetahuan dibutuhkan untuk
mengorganisasikan, mengakses dan mengungkit data dan informasi perusahaan dan
pengambilan keputusan.
PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA
Perusahaan
adalah suatu sisten fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah system
virtual. System fisik perusahaan merupakan suatu system terbuka dimana ia
berhadapan dengan linkungannya. Seuah perusahaan mengambil sumber daya dari
lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan
mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.
SUATU PERUSAHAAN MODEL SISTEM UMUM
Aliran
sumber daya fisik berbeda dibagian bawah ; aliran sumber daya virtual berada
dibagian atas. Bagan ini menggambarkan model
system perusahaan ; model ini menampilkan arsitektur bagi seluruh jenis
organisasi dalam bentuk sebuah system.
ALIRAN SUMBER DAYA FISIK
Sumber
daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan uang.
Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ketingkat keahlian yang lebih
tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhir meninggalkan
perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah
menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan.
Mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau
ditukar dengan mesin yang lebih baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk
penerimaan penjualan, infestasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi
pembayaran kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada
pemegang saham. Ketika berada didalam perusahaan, sumber daya fisik
dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan
kepada para pelanggannya.
ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL
Aliran
dua-arah , data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan
lingkungannya ditunjukan dibagian sebelah kanan.
MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN
Unsur-unsur
yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasi sendiri meliputi standar
kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya
secara keseluruhan , manajemen perusahaan, dan suatu pemroses onformasi yang
mengubah data menjadi informasi.
LINGKARAN UMPAN BALIK
Lingkaran
umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data
dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukan kedalam pemroses
informasi, yang mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan
kepada para manajer, yang melakukan pengambilan keputusan yang akan
mempengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada system fisik.
Manajemen
akan dipandu dalam pengambilan keputusannya oleh standar-standar kinerja
perusahaan. Standar kinerja ini juga dapat dipergunakan oleh pemroses informasi
untuk mengetahui apabila perusahaan tidak memberikan kinerja sesuai dengan yang
diharapkan.
Perusahaan didalam lingkungannya
Model
system umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat
arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan
tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi
kebutuhan lingkungannya. Sama pentingnya, sebuah perusahaan akan dapat berfungsi
tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.
Lingkungan
dapat bervariasi dari sau peusahaan lainnya. Sebuah bank memiliki lingkungan
berbeda dari sebuah took alat-alat olahraga atau sebuah gereja. Unsur-unsur
lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada diluar perusahaan dan
memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan.
Pemasok (supplier) atau yang disebut juga vendor, memasok bahan aku, mesin, jasa,
orang, dan infomasi yang dignakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan
jasanya. Produk dan jasa ini dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan. Serikat pekerja (labor union) adalah organisasi dari para pekerja
terampil maupun tidak terampil berbagai jenis bidang usaha dan industry. Omunitas keuangan (financial community)
terdiri atas institusi-institusi seperti bank dan istitusi pemberi pinjaman
lainnya yang mempengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham dan pemilik (stockholders
and owners) adalah orang-orang
menginvestasikan uang kedalam perusahaan mereka adalah pemilik perusahaan yang
sebenarnya. Pesaing (competitor)
mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di dalam pasar. Pemerintah (government), baik itu
ditingkat nasional, provinsi, maupun local, akan memberikan pembatasan dalam
bentuk peraturan dan perundang-undangan dan juga memberikan bantuan dalam
bentuk pembelian, informasi, dan dana. Komunitas
global (global community) adalah wilayah geografis dimana perusahaan
menjalankan oprasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya kepada
masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup, memberikan produk dan
jasa yang memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan, dan melakukan oprasinya
secara etis.
Aliran sumber daya lingkungan
Perusahaan
terselubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya
lingkungan (environmental resource flows) . beberapa sumber daya mengalir lebih
sering daripada sumber daya yang lain. Aliran-aliran yang umumnya terjadi
meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku dari pemasok.
Tidak
semua aliran sumber daya terjadi diantara perusahaan dan seluruh unsur
lingkungannya. Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan
kepada pemegang saham, dan uang seharusnya tidak mengalir kepada pesaing.
Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur
adalah informasi dan perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi
dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah.
Mengelola aliran sumber daya fisik-manajemen
rantai pasokan (supply chain management)
Jalur
yang menfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan
selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain).
Aliran
sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran
tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien; proses ini disebut
sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management).
Manajemen
rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini :
·
Meramalkan permintaan pelanggan
·
Membuat jadwal produksi
·
Menyiapkan jaringan transportasi
·
Memesan persediaan pengganti dari para pemasok
·
Menerima persedian dari pemasok
·
Mengelola persedian-bahan mentah, barang dalam proses, dan
barang jadi
·
Melakukan produksi
·
Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan
·
Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan,
dan kepada pelanggan.
System
elektronik
Seiring dengan mengalirnya sumber
daya melalui rantai pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis,
langkah demi langkah. Seiring dengan bergeraknya sumber daya melalui rantai
pasokan, setiap tindakan akan dicatat. Kemampuan untuk melacak aliran sumber
daya seiring dengan terjadinya, akan memberikan kontrubusi pada manajemen
rantai pasokan.
Manajemen
rantai pasokan dan system perencanaan sumber daya usaha
Manajemen rantai pasokan hanya salah
satu aspek dari system perencanaan sumber daya perusahaan, namun memainkan
peranan yang sangat penting dalam operasi.
Keunggulan
kompetitif
Seiring dengan perusahaan memenuhi
kebutuhan produk dan jasa pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk
mendapatkan keunggulan diatas para pesaingnya.
Keunggulan kompetitif adalah mengacu
pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) didalam
pasar.
Rantai nilai porter
Perusahaan menciptakan nilai dengan
melakukan apa yyang disebut oleh porter sebagai aktivitas nilai (value
activities). Aktivitas nilai terdiri atas dua jenis: utama dan pendukung.
Aktivitas nilai utama ditunjukan pada
lapisan bagian bawah dan meliputi logistic input yang mendapatkan bahan baku an
persedian dari pemasok, oprasi perusahaan yang mengubah bahan baku menjadi
barang jadi, logistic output yang memindahkan barang kepada pelanggan.
Dimensi-dimensi
keunggulan kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat
direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun
oprasional. Pada tingkat menajerial yang tertinggi-tingkat perencanaan
stategis-sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan
dalam mendapatkan keunggulan strategisnya.
Keunggulan
strategis
Keunggulannya adalah keunggulan yang
memiliki dampak fundamental dalam membentuk oprasi perusahaan. System informasi
dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan strategis.
Strategis ini dapat menyebabkan
oprasi perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa cara secara fundamental. Yang
petama akses yang ada saat ini bias jadi dilakukan melalui peranti lunak computer
buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan
perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak pelaporan standar
dari vendor luar atau mempekerjakan perusahaan luar untuk merancang dan
mengembangkan suatu system pelaporan baru.
Keunggulan
taktis
Sebuah perusahaan mendapatkan
keunggulan taktis ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi
dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya.
Keunggulan
oprasional
Keunggulan yang berhubungan dengan
transaksi dan proses sehari-hari. Disini lah system informasi akan berinteraksi
secara langsung dengan proses. Suatu situs web yang “meningkat” pelanggan dan
preverensi mereka dari transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu
keunggulan oprasional.
Keunggulan
koordinasi
Banyak keuntngan yang diperoleh oleh
EMC adalah karena memiliki kemampuan memproseskan informasi yang baik yang
didasarkan pada kemampuannya dalam berkoordinasi. Keuntungan koordinasi antara
lain meliputi :
·
Fleksibilitas dalam merespons pesaing diberbagai Negara dalam
pasar
·
Kemampuan untuk merespons perubahan yang terjadi disuatu
Negara pada suatu Negara lain- atau suatu wilayah dalam suatu Negara lain.
·
Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar diselulruh dunia.
·
Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antara runit dierbagai
Negara.
·
Mengurangi biaya oprasi secara keseluruhan.
·
Peningkatan eviensi dan evektifitas dalam memenuhi kebutuhan
pelanggan.
·
Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk
perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi fan didistribusikan.
Managemen pengetahun
Sumber
daya informasi sbeuah perusahaan terdiri atas :
·
Peranti keras computer
·
Peranti lunak computer
·
Spesialis informasi
·
Pengguna
·
Fasilitas
·
Database
·
Informasi
Sumber : Raymond Mcleod