Rangkuman Bab 4

BAB 4

Pengguna dan Pengembang Sistem

Organisasi Bisnis

Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Area-area bisnis dasar perusahaan adalah keuangan, sumber daya manusia , layanan informasi dan pemasaran.

Sumber Daya Informasi

Sebagian besar sumber daya pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

ANALIS SISTEM

Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki sistem-sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

ADMINISTRATOR BASIS DATA

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis disebut sebagai administrator basis data. Tugasnya terbagi dalam empat area utama : perencanaan,implementasi, operasi, dan keamanan.

WEBMASTER

Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web-perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan/atau sekutu bisnisnya selalu terbuka.situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik.

SPESIALIS JARINGAN

Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan.

PROGRAMMER

Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer , menciptakan suatu posisi analis programer.

OPERATOR

Oeprator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk menyimpan data.

Struktur Organisasi Inovatif

Para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif, yang disebut model sekutu(partner model), model platform, dan model terskala. Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Asumsi yang mendasari model platform adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi.

KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Komputasi pengguna akhir (end-user computing-EUC), berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama.

·         Dampak pendidikan komputer : jajaran manajemen, terutama ditingkat yang lebih rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.

·         Antrian layanan informasi : Layanan informasi tidak dapat memeberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer.

·         Murahnya peranti keras : Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan.

·         Peranti lunak siap pakai : Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.

PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang bagaimana cara komputasi pengguna akhir dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

EUC memberikan dua manfaat utama :

·         Menyamakan kemampuan dan tantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut.

·         Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara pendidikan komputer , teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem.

Risiko Komuputasi Pengguna Akhir

·         Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain.

·         Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk. Meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perancangan sistem.

·         Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak, perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan.

·         Hilangnya integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kahati-hatian yang diperlukan dalam memasukkan data kedalam bisnis data perusahaan. Pengguna-pengguna lain kemudian menggunakan data yang salah ini, dengan berasumsi data tersebut akurat.

Pengetahuan Pengembangan Sistem

Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah- dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain.

Keahlian Pengembangan Sistem

Kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Meskipun keahlian-keahlian ini dapat dipelajari, setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda. Keahlian komnikasi (communication skills) melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi pada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan atau gambar. Kemampuan analitis (analytical skills) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons atau solusi. Kreativitas (creativity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru. Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya.

KANTOR MAYA

Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Telecommuting

Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-ilmuwan komputer seperti programer sistem. Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa. Namun telecommutnig jg memiliki kerugian yaitu karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting. Kerugian lainnya adalah kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir.

Hoteling

Konsep hoteling adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebuthan akan ruangan dan dukungan kantor. Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Risiko yang ada meliputi anggapan kaan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi.

Keuntungan Kantor Maya

Kantor maya mampu mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata, antara lain :

·         Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang sebesar dlu.

·         Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi perlatan dengan cara yang sama.

·         Berkurangnya penghentian pekerjaan. Dalam suatu kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus dilanjutkan.

·         Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-orang yang sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja.

Kerugian Kantor Maya

ketika sebuah perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya, maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa dampak negatif akan terjadi, yaitu:

·         Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang rendah. Salah satunya adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interksi tatap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja.

·         Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan didalam lingkungan kantor maya.

ORGANISASI MAYA

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan. Di sebuah organisasi maya (virtual organization), operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya

Industri-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi ide, dan kecerdasan. Contohnya adalah bidang pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga, dan konsultasi. Seiring dengan semakin banyaknya industri-industri yang tertarik dengan kantor maya, perubahan yang terjadi mungkin akan memengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja. Pengaruh ini akan lebih jels terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota kita. Agar hal ini dapat terjadi setiap orang harus dapat berpartisipasi. Pekerja semua tingkatan harus tertarik pada pekerjaan-pekerjaan dan memiliki pengatahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk berhasil. Tingkat kompetensi yang tinggi seperti ini membutuhkan dedikasi dari pihak lembaga-lembaga pendidikan maupun pemerintah disemua tingkat untuk mendorong dan memfasilitasi terjadinya perubahan.

Rangkuman Bab 3

Bab 3

Menggunakan Teknologi Informasi dalam Menjalankan Perdagangan Elektronik (E-Commerce)

Perdagangan elektronik, yang disebut juga e-commerce, adalah pengguna jaringan komunikasi dan computer untuk melaksanakan proses bisnis. Perdagangan popular dari e-commerce adalah pengguna internet dan computer dengan browser web untuk membeli dan menjual produk. Sebagian besar e-commerce terjadi antar bisnis, dan bukan antara bisnis dengan konsumen.

Kalangan bisnis telah mempertukarkan data secara elekttronik secara elektronik selama bertahun-tahun sebagai upaya untuk membuat operasi berjalan dengan lebih efisien. Jalur komunikasi yang dipergunakan seering kali disewa dari perusahaan telpon dan peranti keras komunikasi khusus dipergunakan disetiap ujung jalur untuk memfasilitasi perpindahan data antar computer-komputer bisnis.

Meskipun e-commerce ini dianggap sebagai satu jenis perdagangan yang berbeda, tak berapa lama lagi iya hanya akan menjadi sisi lain dari transaksi bisnis sehai-hari. Telpon yang ditemukan pada tahun 1876, dapat memberikan kita satu perspektif.

Perdagangan Elektronik

Bebarapa orang mendefinisikan perdagangan elektronik (yang dissebut juga e-commerce) dengan sangat sempit. Definisi sempit yang mereka berikan hanya meliputi transaksi-transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok, yang menghubungkann computer mereka dengan masing-masing melalui internet.

E-commerce diluar batas perusahaan

Akan bermanfaat jika kita membedakan dua jenis e-commerce yang terjadi dengan entitas diluar batas perusahaan. E-commerce bisnis-ke-konsumen (business-to-konsumer-b2c) mengacu pada transaksi-transaksi yang terjadi antara sebuah bisnis dan konsumen akhir produk, e-commerce-bisnis-ke-bisnis mengacu pada transaksi antar bisnis diamana tidak ada pihak yang menjadi konsumen akhir.

Transaksi B2B melibatkan jumlah orang yang relative sedikit, biasanya mereka yang berada didalam kelompok layanan informasi dari perusahaan yang terpengaruh. Satu transaksi antara sebuah produsen dan distributor dapat menyangkut ribuan unit produk dan nilai jutaan dolar.

Pemerintah juga semakin meningkat partisipasinya dalam pemerintah elektronik. Layanan informasi memainkan peran penting dalam mengubah hubungan perusahaan dengan lingkungannya. Dimasa lalu, konsumen bukan merupakan perhatian utama dari layanan informasi namun konsumen menjadi semakin penting artinya dan akan menjadi focus utama bagi sebagian besar perusahaan dimasa mendatang. Seluruh antar muka transaksi dari konsumen hingga pemasok hingga pemerintah dan pihak lainnya karena dampak dari diterimanya e-commerce secara luas.

Manfaat-manfaat yang diharapkan e-commerce

Perusahaan melaksanakan e-commerce untuk dapat mencapai kebaikan organisasi secara keseluruhan. Perbaikan-perbaikan ini diharapkan merupakan hasil dari tiga manfaat utama :

·         Perbaikan layanan pelanggan sebelum, selama, dan setelah penjualan

·         Perbaikan hubungan dengan pemasok dan komunitas keuangan

·         Peningkatan imbal hasil ekonomis atas pemegang saham dan investasi pmilik

Manfaat-manfaat diatas akan memberikan kontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinnya bersaing dengan lebih baik didalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan teknologi computer.

Kendala-kendala E-commerce

Pada survey tahun 1996, 60 persen perusahaan yang memberikan respons menunjukan bahwa mereka belum mengimplementasikan e-commerce dan tidak memiliki rencana untuk melakukannya dalam waktu tiga tahun ke depan. Perusahaan yang telah mengimplementasikan system menggunakannya terutama untuk melakukan transaksi dengan pemasok dan pelanggan, dan proses-proses utama yang berhubungan dengan pesanan pembelian, transfer pembayaran, dan faktur.

                Ketika ditanyakan mengenai alasan dari kehati-hatiannya, perusahaan menyebutkan ketiga kendala dengan urutan sebagai berikut:

               

·         Biaya yang tinggi

·          kekhawatiran akan masalah keamanan.

·         Peranti lunak yang belum  mapan atau belum tersedia.

Masing-masing kendala diatas akan semakin tertantang seiring dengan semakin populernya teknologi dan system informasi. Biaya sumber daya komputasi pada akhirnya akan menurun.

Keamanan adalah satu masalah bagi transaksi B2B dan B2C. Perusahaan pada umumnya menggunakan jaringan telekomunikasi yang aman yang dimonitor terus menerus untuk akses yang tidak terotorisasi. Jaringan-jaringan ini telat terbukti sangat aman bagi perusahaan-perusahaan besar. Perusahaan-perusahaan seperti verisign. Pelanggan akan memiliki kemungkinan lebih besar menyebarkan informasi yang sensitive, seperti nomer kartu kredit, dari tempat sampah dari pada dari informasi yang terkompromi dari internet.

Strategi e-commerce dan system interorganisasi

Masalah dalam menentukan strategi e-commerce yang terbaik memiliki beberapa kemungkinan solusi. Namun strategi yang paling sering disebut-sebut adalah strategi dimana unsur-unsur yang ada dikaitkan dengan transmisi data elektronik.

System interorganisasional

Kita telah mengetahui bagaimana perusahaan dapat membuat hubungan elektronik dengan perusahaan lain untuk menciptakan suatu system interorganisasional sehingga semua perusahaan bekerja bersama sebagai suatu unit yang berkoordinasi, meraih manfaat yang tidak dapat diraih sendiri oleh setiap perusahaan.

Manfaat IOSdengan bergabung dalam IOS, para sekutu dagang dapat memproduksi barang dan jasa dengan tingkat efesiensi yang lebih tinggi dan, selanjutnya, memberikan barang dan jasa dengan biaya yang  lebih rendah kepada para pelanggan. Hal ini memberikan para sekutu didalam IOS keunggulan harga diatas para pesaingnya.

Kekuatan penawaran kemampuan sebuah perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan para pemasok dan pelanggannya demi keuntungannya perusahaan itu sendiri disebut kekuatan penawaran. Kekuatan ini diambil dari tiga area dasar dengan menawarkan fitur-fitur produk yang unit, dengan mengurangi biaya-biaya yang berhubungan dengan penelitian, serta dengan meningkat biaya perpindahan.

Penambahan , persediaan oleh vendo adalah satu jenis IOS khusus dimana pelanggan memberikan cukup kepercayaan bagi pemasok untuk mengizinkannya mengakses system  persedian berbasis computer yang dimilikinya. Pemasok dapat memulai proses penambahan dengan secara elektronik memonitor tingkat perusahaan persediaan perusahaan.

Ekstranet

Ekstranet adalah cara lain dari membuat IOS. Cara ini memungkinkan dibaginya informasi berbasis computer yang sensitive dengan perusahaan lain dengan menggunakan teknologi informasi yang pada umumnya dihubungkan dengan internet.

Manfaat-manfaat tidak langsung  IOS

Beberapa manfaat dari system interorganisional seperti EDI dan ekstranet didorong secara langsung dari teknologi. Ini merupakan manfaat langsung dari berkurangnya kesalahan entri data, biaya yang lebih rendah, dan meningkatnya efisiensi oprasional. Manfaa tidak langsung meliputi meningkatnya kemampuan untuk bersaing, perbaikan hubungan dengan sekutu dagang, dan layanan pelanggan yang lebih baik.

STRATEGI B2C UNTUK E-COMMERCE

Nilai uang e-commerce B2C mebuat nilai uang e-commerce B2C terlihat begitu kecil. Hanya sekitar 6 persen dari nilai e-commerce dihasilkan oleh B2C. Jadi, mengapa memahami strategi bisnis untuk e-commerce B2C menjadi begitu penting?

Dua alasan adalah semakin banyaknya jumlah produk dan jasa yang tersedia untuk pengiriman digital dan semakin banyaknya pelanggan yang mampu mengatasi keengganan mereka untuk melakukan pembelian menggunakan web. Kecepatan komunikasi yang lebih cepat bagi computer-komputer rumahan juga telah membuat pengiriman produk-produk digital menjadi lebih praktis.

Produk-produk Digital

Bebrapa produk dan jasa tertentu dapat dikirimkan kepada pelanggan melalui internet. Dunia hiburan telah menjadi salah satu produk awal yang mengambil manfaat dari internet. Program-program computer dan peningkatanny, seperti peranti lunak antivirus, sering kali dijual menggunakan web sehinggga pelanggan akan mendapatkan versi yang paling akhir. Jasa-jasa juga dapat dikirimkan melalui internet.

Produk-produk fisik

Barang-barang fisik tidak dapat dikomsumsi melalui web, sebagai gantinya harus dikirimkan kepelanggan. Perusahaan-perusahaan yang disebut perusahan “katalog” telah menghadapi masalah ini selama bertahun-tahun. Pesanan penjualan dapat diambil alih oleh web, tapi pengiriman tetap harus tetap dilakukan.  

Perusahaan menggunakan internet dalam banyak hal. Ekstranet memiliki arti penting karena memungkin para pengguna yang dipercaya diluar batas organisasi untuk mengakses program dan data pada jaringan organisasi. Aplikasi yang lainnya disebut internet, yang terdiri atas trasmisi-trasmisi didalam perusahaan. Internet menggunakan jaringan didalam perusahaan dan peranti lunak browser yang terkait dengan dengan web tetapi dengan keamanan yang hanya memperkenankan akses bagi para pengguna di dalam jaringan organisasi.

DAMPAK INTERNET PADA BISNIS DIMASA MENDATANG

Para pengguna internet adalah satu kelompok yang beragam. Banyak masih berusia muda, namun yang berusia lebih tua (dengan lebih banyak penghasilan untuk dibelanjakan) memiliki dampak yang substansial pada ramalan ekonomi e-commerce. Bahkan ketika uang tidak langsung dibelanjakan secara langsung secara online, konsumen sering kali menggunakan web untuk melakukan penelitian atas pembelian mereka sebelum pergi ke toko. Sekitar satu atau lima orang yang meneliti suatu produk di web melakukan pe,belian online, sedangkan empat yang lain pergi ketoko untuk melakukan pembelian.

E-commerce sedang mengalami perkembangan baik itu di Amerika Serikat maupun diseluruh dunia. Amerika Serikat telah melihat tingkat pertumbuhan tahunan e-commerce yang substansial sebesar hampir 15 persen selama lima tahun terakhir.

Sumber : Raymond Mcleod