Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya.
Dalam hal ini akan membahas siklus pengeluaran (daur pembelian) yang merupakan prosedur pengeluaran kas perusahaan dimulai dari bagian gudang yang membutuhkan barang untuk persediaan, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian pencatatan, dan bagian keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya.
Dalam hal ini akan membahas siklus pengeluaran (daur pembelian) yang merupakan prosedur pengeluaran kas perusahaan dimulai dari bagian gudang yang membutuhkan barang untuk persediaan, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian pencatatan, dan bagian keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai
Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang
Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang
A. Tahapan sistem pembelian tunai:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.
4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.
6. Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai:
· Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
· Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
· Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
· Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
· Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
· Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Fungsi
Dalam sistem pembelian terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan penerimaan barang yang dibeli.
Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :
o Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.
o Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.
o Pembelian perlengkapan pengepakan.
o Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.
o Memelihara hubungan dengan pemasok.
Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai:
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
